Stay4Fair.com: neuer Aufbau der Zusammenarbeit für Messewohnungen in Hannover
Viele von Ihnen kennen mich seit 2011 als Alexander, manchmal als „Alexander Messe“, oder über meine Firma BS Business Travelling. Ab Mai baue ich den neuen Projektauftritt Stay4Fair.com auf.
Ich möchte offen erklären, warum wir den bisherigen Ansatz ändern, welche Modelle der Zusammenarbeit möglich sind, was sich durch Beherbergungsteuer und neue EU-Regeln ab 20. Mai 2026 ändert und welche praktischen Maßnahmen helfen, damit Ihre Wohnung auch in einem schwierigeren Markt weiter gebucht wird.
Warum wir überhaupt etwas ändern müssen
Früher war der Markt einfacher. Während großer Messen in Hannover war die Nachfrage oft so hoch, dass viele Gäste fast jede verfügbare Unterkunft akzeptiert haben. Preise konnten stark steigen, und trotzdem wurden Wohnungen gebucht. Diese Zeit ist in dieser Form vorbei.
Heute reisen viele Gäste kürzer. Einige Termine finden online statt. Unternehmen prüfen Reisebudgets genauer. Flugtickets, Bahn, Restaurantbesuche, Messetickets und Personalaufwand sind teurer geworden. Gleichzeitig gibt es mehr Konkurrenz durch Hotels, Serviced Apartments, Booking.com, Airbnb und gewerbliche Anbieter.
Der Gast vergleicht heute sehr genau: Preis, Fotos, Sauberkeit, Bewertungen, Lage, Entfernung zur Messe, Check-in-Zeiten, Zahlungsarten und Kommunikation. Eine Wohnung wird nicht mehr automatisch gebucht, nur weil sie in Hannover liegt.
Deshalb müssen wir gemeinsam professioneller werden. Nicht, weil früher alles schlecht war, sondern weil der Markt heute andere Erwartungen hat. Unser gemeinsames Ziel ist: mehr Vertrauen, bessere Bewertungen, klare Abläufe und ein Preis, der für Gäste noch nachvollziehbar ist.
Die zwei Modelle der Zusammenarbeit
Stay4Fair wird künftig zwei unterschiedliche Modelle anbieten. Damit können Eigentümer und Vermieter selbst entscheiden, wie viel Verantwortung sie übernehmen möchten.
Modell A — Betreiber-/Organisationsmodell
Dieses Modell entspricht im Kern dem bisherigen Ablauf. Wir übernehmen den größten Teil der Kommunikation und Organisation. Für viele private Vermieter ist das weiterhin der einfachste Weg.
- Wir bearbeiten Anfragen und kommunizieren mit Gästen.
- Wir erstellen Angebote, Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Voucher.
- Wir organisieren Zahlungen, Zahlungsbestätigungen und Dokumente.
- Wir koordinieren Informationen zu Anreise, Schlüsselübergabe und Aufenthalt.
- Wir kalkulieren Endpreise unter Berücksichtigung von Provisionen, Zahlungsgebühren, Steuern, Beherbergungsteuer und Akquisekosten.
Sie nennen uns den Betrag, den Sie pro Nacht erhalten möchten. Sie bestätigen oder lehnen Buchungen ab und bereiten die Wohnung zuverlässig vor.
Modell B — Plattformmodell
Dieses Modell ist näher an Airbnb oder Booking.com. Stay4Fair stellt die Plattform, Sichtbarkeit und technische Infrastruktur bereit, aber der Gastgeber verwaltet die Unterkunft stärker selbst.
- Sie legen Preise und Verfügbarkeiten selbst fest.
- Sie entscheiden selbst, welche Gäste Sie annehmen.
- Sie kommunizieren selbst mit Gästen.
- Sie pflegen Kalender und synchronisieren andere Plattformen.
- Sie kümmern sich selbst um steuerliche Pflichten, Registrierung, Beherbergungsteuer und Rechnungen, sofern erforderlich.
Unsere Provision wird in diesem Modell voraussichtlich bei etwa 10–15% der Buchungssumme liegen. Zusätzlich können wir Zahlungsabwicklung und technische Unterstützung anbieten.
Was bedeuten Beherbergungsteuer und neue EU-Regeln praktisch?
Die Beherbergungsteuer ist kein neues theoretisches Thema mehr. In Hannover gilt sie bereits seit 2024. Ab 2026 wurde die Berechnung angepasst. In Hannover richtet sich die Steuer nach dem Brutto-Übernachtungspreis pro volljährigem Gast und Nacht. Übernachtungen bis 25 € pro Person und Nacht sind befreit; bei höheren Beträgen steigt die Steuer stufenweise. Ab einem sehr hohen Preis ist die Steuer gedeckelt.
In Laatzen ist die Logik anders: dort beträgt die Beherbergungsteuer 5% des Bruttoübernachtungspreises. Das bedeutet, dass wir je nach Adresse der Wohnung unterschiedlich kalkulieren müssen.
Zusätzlich gilt ab 20. Mai 2026 die EU-Verordnung 2024/1028 für kurzfristige Vermietungen über Online-Plattformen. Der Kern ist: mehr Transparenz, bessere Datenübermittlung, standardisierte Registrierungsmöglichkeiten und Austausch zwischen Plattformen und Behörden. Das ist kein automatisches Verbot privater Vermietung. Es bedeutet aber, dass Plattformen und Gastgeber künftig sauberere Daten, klarere Objektinformationen und möglicherweise Registrierungsnummern brauchen, wenn die lokale Umsetzung dies vorsieht.
Preislogik: warum 200 € für den Vermieter nicht 200 € für den Gast sind
Ein sehr wichtiger Punkt ist die Endpreislogik. Wenn Sie sagen: „Ich möchte 200 € pro Nacht bekommen“, dann bedeutet das nicht, dass die Wohnung dem Gast für 200 € angeboten werden kann.
Zwischen Ihrem Auszahlungswunsch und dem Endpreis für den Gast liegen mehrere Kostenblöcke: Umsatzsteuer, Beherbergungsteuer, Zahlungsgebühren, Werbung, Provisionen an Vertriebskanäle, Akquisekosten, Support, Buchhaltung, Risiko, Rückfragen, Stornos und operative Bearbeitung.
Gewünschte Auszahlung an Vermieter: 200 € / Nacht
+ operative Marge, Vertrieb, Zahlungsgebühren, Risiko, Support und Steuern
+ Beherbergungsteuer je nach Stadt und Gästezahl
= möglicher Endpreis für den Gast: ca. 320–380 € / Nacht
Wenn eine Wohnung für den Gast am Ende 350 € pro Nacht kostet, muss die Qualität diesen Preis erklären. Der Gast sieht nicht, welche Kosten im Hintergrund entstehen. Er sieht nur: „Diese Wohnung kostet 350 €.“ Deshalb müssen Fotoqualität, Sauberkeit, Ausstattung, Flexibilität und Kommunikation zum Preis passen.
Wir können nicht dauerhaft gegen Anbieter konkurrieren, die schwarz, unklar oder ohne Steuerlogik arbeiten. Wir können aber über Vertrauen, Qualität und klare Abläufe konkurrieren. Genau das ist der Sinn von Stay4Fair.
Erlaubnis des Eigentümers oder Vermieters
Wenn die Wohnung nicht Ihr Eigentum ist, sondern Sie selbst Mieterin oder Mieter sind, empfehle ich ausdrücklich, die Zustimmung des Eigentümers bzw. Vermieters schriftlich zu haben.
Das ist nichts Neues. Eine solche Zustimmung war auch früher schon sinnvoll und korrekt, wenn eine Wohnung zeitweise an Dritte überlassen wird. Durch neue Transparenz, Plattformregeln und mögliche Registrierung wird dieser Punkt einfach wichtiger und sichtbarer.
Es geht nicht darum, jemanden zu verunsichern. Im Gegenteil: eine kurze schriftliche Bestätigung schützt alle Beteiligten und verhindert spätere Missverständnisse.
Versicherung: kleine Kosten, mehr Sicherheit
Ich empfehle, Privathaftpflichtversicherung und Hausratversicherung zu prüfen. Viele haben solche Versicherungen bereits. Wichtig ist, ob gelegentliche Überlassung an Gäste mitversichert ist oder ob es Einschränkungen gibt.
Wir prüfen langfristig auch Versicherungslösungen über Stay4Fair, aber das ist kein schneller Prozess. Bis dahin ist es sinnvoll, dass jeder Eigentümer oder Vermieter seine eigene Situation kurz prüft.
Wohnungskapazität: vorhandene Fläche besser nutzen
Früher haben wir oft nach dem Prinzip gearbeitet: ein Zimmer gleich eine Person. Heute ist das nicht immer marktgerecht. Viele Gäste suchen eine wirtschaftliche Lösung und sind bereit, eine Wohnung kompakter zu nutzen, wenn sie sauber, gut vorbereitet und komfortabel genug ist.
Wenn eine Wohnung zum Beispiel ein Doppelbett, ein Schlafsofa und ein Einzelbett hat, kann sie eventuell nicht nur für 3 Personen, sondern für 4–5 Personen geeignet sein. Voraussetzung ist, dass es wirklich bequem ist und genug Bettwäsche, Handtücher, Stauraum und Sitzmöglichkeiten vorhanden sind.
Es geht ausdrücklich nicht darum, Wohnungen zu überfüllen. Es geht darum, vorhandene Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen. Für Gäste sinkt der Preis pro Person, und die Wohnung wird konkurrenzfähiger.
Flexible Anreise und Abreise als echter Wettbewerbsvorteil
Viele Gäste kommen morgens in Hannover an. Hotels erlauben den Check-in oft erst ab 15:00 Uhr. Gäste haben dann Koffer, möchten duschen, sich umziehen und zur Messe. Genau hier können private Wohnungen viel besser sein.
Wir empfehlen, wenn möglich, flexiblere Regeln anzubieten: Anreise ab 09:00 Uhr, wenn die Wohnung frei ist; Anreise bis 23:00 Uhr ohne Zusatzkosten; nach 23:00 Uhr mögliche Zusatzgebühr von etwa 25 €; Abreise bis 18:00 Uhr, wenn kein direkter Folgegast kommt.
Natürlich ist das nicht immer möglich. Wenn am selben Tag neue Gäste kommen, braucht es Zeit für Reinigung. Aber wenn die Wohnung frei ist, ist Flexibilität ein starkes Argument und oft mehr wert als ein kleiner Preisnachlass.
Sauberkeit, Handtücher, Bettwäsche und Ausstattung
Sauberkeit ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Gäste können einfache Möbel, ein älteres Haus oder eine kleine Küche akzeptieren. Was sie fast nie akzeptieren: schmutzige Bäder, Haare, Staub, alte Bettwäsche, Gerüche, zu wenige Handtücher oder unklare persönliche Gegenstände.
Wir empfehlen mindestens 2 große und 2 kleine Handtücher pro Gast. In vielen deutschen Wohnungen trocknen Handtücher langsam, weil Handtuchheizkörper fehlen oder ausgeschaltet sind. Ein Handtuch pro Person reicht oft nicht.
Bettwäsche sollte separat für Gäste vorhanden sein: hell, einfarbig, sauber, nicht privat und mit Reserve. Bitte keine persönliche Bettwäsche verwenden. Das wirkt unprofessionell.
Wenn Schränke nicht leergeräumt werden können, sind Kleiderstangen und Bügel eine gute Alternative. Empfehlung: mindestens eine Kleiderstange pro Zimmer und etwa fünf Bügel pro Gast.
Bei Waschmaschine, Spülmaschine, Heizung, WLAN, Kaffeemaschine und anderen Geräten helfen kurze Hinweise oder kleine Sticker. Kapseln für Waschmaschine und Spülmaschine sind einfach und vermeiden Rückfragen.
Kleine Extras, die Bewertungen verbessern
Wasser, Tee, Kaffee, Zucker und vielleicht ein kleiner Snack kosten wenig, wirken aber sehr positiv. Viele Gäste kommen spät, müde oder an einem Sonntag an. In Deutschland sind sonntags Geschäfte geschlossen, und abends ist Essen nicht immer leicht zu organisieren.
Ein kleiner Basisvorrat im Kühlschrank kann deshalb ein echter Pluspunkt sein: Brot, Butter, Käse, Wasser, vielleicht Obst oder Joghurt. Kosten: ungefähr 10–20 €. Wirkung: sehr hoch.
Auch einfache Regenschirme an der Tür sind sinnvoll. Hannover und Regen gehören leider oft zusammen. Ein günstiger Schirm ist ein Verbrauchsartikel, aber für Gäste eine sehr nette Aufmerksamkeit.
Jede positive Initiative hilft: Hinweise zu Restaurants, Supermärkten, Nahverkehr, Messe-Eingang, Taxi, WLAN, Heizung, Mülltrennung und Notfallkontakt.
Rabatt für wiederkehrende Gäste
Eine freiwillige Idee: Wenn ein Gast bereits in Ihrer Wohnung gewohnt hat und erneut buchen möchte, könnte automatisch ein kleiner Stammkundenrabatt von 5–10% angeboten werden.
Das ist freiwillig. Aber wiederkehrende Gäste sind wertvoll: Sie kennen die Wohnung, stellen weniger Fragen, sind oft zuverlässiger und buchen eher direkt wieder. Langfristig kann das stabilere Einnahmen bringen als ständig neue Gäste teuer zu gewinnen.
Kalender-Synchronisierung und Overbooking
Wenn Sie Ihre Wohnung auch über Airbnb, Booking.com oder andere Kanäle anbieten, brauchen wir eine Kalender-Synchronisierung über iCal. Jede Wohnung bekommt Export- und Import-Links. Wenn auf einer Plattform eine Buchung bestätigt wird, sollen die Daten auf den anderen Plattformen blockiert werden.
Overbooking ist eines der größten Risiken. Wenn ein Gast bezahlt hat und anreist, die Wohnung aber nicht verfügbar ist, schadet das dem Gast, Ihnen und Stay4Fair. Deshalb brauchen wir klare Regeln: Kalender müssen aktuell sein, externe Buchungen müssen synchronisiert werden und bestätigte Aufenthalte dürfen nicht später wegen besserer Preise verdrängt werden.
Was Stay4Fair im Gegenzug aufbaut
Wir bauen Stay4Fair als spezialisierte Plattform für Messe- und Geschäftsunterkünfte in Hannover auf. Unser Fokus sind Aussteller, internationale Gäste, Firmen, Agenturen, Monteure, Montageteams und wiederkehrende Geschäftskunden.
Wir wollen keine beliebige Anzeigenplattform sein. Wir wollen eine professionelle regionale Lösung schaffen: geprüfte Wohnungen, klare Bedingungen, zuverlässige Kommunikation, einfache Zahlung, Voucher, Rechnungen, bessere Sichtbarkeit und Vertrauen.
Je mehr gute Wohnungen wir im Bestand haben und je besser die Qualität ist, desto stärker können wir Stay4Fair gegenüber Firmen, Agenturen und Messegästen positionieren. Ziel ist, gute Gäste anzuziehen, statt den Markt mit Dumpingpreisen zu zerstören.
Stay4Fair.com: новый формат сотрудничества по квартирам на выставки в Ганновере
Многие знают меня с 2011 года как Александра, иногда как “Alexander Messe”, реже по названию фирмы BS Business Travelling. С мая я запускаю новый проект Stay4Fair.com.
Здесь я подробно объясняю, почему старый подход уже не всегда работает, какие будут две модели сотрудничества, как влияют Beherbergungsteuer и новые правила ЕС с 20 мая 2026 года, почему изменилась математика цены и какие практические шаги помогут нам дальше получать бронирования.
Почему нам нужно менять подход
Раньше рынок был проще. Во время крупных выставок в Ганновере спрос был настолько высокий, что гости часто брали почти любое доступное жильё. Цены могли сильно расти, и квартиры всё равно бронировались. Сейчас рынок уже не такой.
Многие гости приезжают на меньшее количество ночей. Часть встреч ушла в онлайн. Компании внимательнее считают командировочные бюджеты. Билеты, перелёты, рестораны, логистика и участие в выставках подорожали. При этом конкуренция выросла: гостиницы, сервисные апартаменты, Airbnb, Booking.com и коммерческие арендодатели стали сильнее.
Гость сегодня сравнивает всё: цену, фото, чистоту, отзывы, расстояние до выставки, удобство заезда, способы оплаты и скорость коммуникации. Он уже не бронирует “всё подряд” только потому, что в городе выставка.
Поэтому наша задача — не просто снизить цену. Наша задача — стать привлекательнее: понятные процессы, честные цены, хорошая подготовка квартир, нормальная коммуникация и доверие.
Две модели сотрудничества
Stay4Fair будет предлагать две модели. Так каждый владелец сможет выбрать, насколько активно он сам хочет участвовать в процессе.
Модель A — операторская модель, как раньше
В этой модели мы берём на себя основную часть работы. Для многих частных владельцев это самый удобный вариант.
- Мы обрабатываем запросы и общаемся с гостями.
- Мы готовим предложения, подтверждения брони, счета и ваучеры.
- Мы организуем оплату, документы и подтверждения.
- Мы координируем заезд, передачу ключей и вопросы гостей.
- Мы рассчитываем конечную цену с учётом комиссий, платёжных расходов, налогов, Beherbergungsteuer и стоимости привлечения клиента.
Вы называете сумму, которую хотите получать за ночь, подтверждаете или отклоняете бронирования и хорошо готовите квартиру.
Модель B — модель платформы
Эта модель ближе к Airbnb или Booking.com, но с фокусом на выставочных и деловых гостей.
- Вы сами устанавливаете цену и доступность.
- Вы сами решаете, каких гостей принимать.
- Вы сами общаетесь с гостями.
- Вы сами ведёте календарь и синхронизацию с другими платформами.
- Вы сами отвечаете за налоги, регистрацию, Beherbergungsteuer и счета, если они нужны.
Stay4Fair предоставляет платформу, видимость, оплату и техническую инфраструктуру. Комиссия ориентировочно будет 10–15% от суммы бронирования.
Beherbergungsteuer и новые правила: что это значит
Beherbergungsteuer — это уже не теория. В Hannover этот налог действует с 2024 года. С 2026 года расчёт был изменён. В Hannover налог считается по брутто-стоимости проживания на одного взрослого гостя за ночь. До 25 € на человека за ночь налог не взимается, дальше сумма растёт ступенчато, а при очень высокой цене есть ограничение максимальной суммы.
В Laatzen другая логика: там Beherbergungsteuer составляет 5% от брутто-стоимости проживания. Поэтому расчёт зависит от адреса квартиры.
С 20 мая 2026 года также применяется регламент ЕС 2024/1028 по краткосрочной аренде через онлайн-платформы. Главная идея — больше прозрачности, стандартизированный сбор данных, обмен информацией с органами и возможные регистрационные номера там, где это будет введено локально.
Это не означает автоматический запрет частной аренды. Но рынок становится более прозрачным. Значит, нужно заранее готовить правильные данные, понятную модель работы, календарь, подтверждения и юридически аккуратную структуру.
Математика цены: почему 200 € для владельца — это не 200 € для гостя
Очень важный момент — конечная цена. Если владелец говорит: “Я хочу получать 200 € за ночь”, это не значит, что гостю можно выставить 200 €.
Между выплатой владельцу и ценой для гостя находятся: НДС, Beherbergungsteuer, платёжные комиссии, реклама, комиссии каналов продаж, стоимость привлечения клиента, поддержка, бухгалтерия, риск отмен и споров, документы, организация и операционная работа.
Желаемая выплата владельцу: 200 € / ночь
+ операционная маржа, реклама, платёжные расходы, риск, поддержка и налоги
+ Beherbergungsteuer в зависимости от города и количества гостей
= возможная конечная цена для гостя: примерно 320–380 € / ночь
Если гость видит цену 350 € за ночь, он не видит наши внутренние расходы. Он видит только: “Эта квартира стоит 350 €.” Поэтому качество должно объяснять цену: чистота, фото, бельё, полотенца, гибкость, коммуникация, понятные условия и забота.
Мы не можем постоянно конкурировать с теми, кто работает “в чёрную”, без налогов, без ответственности и без нормальной структуры. Но мы можем конкурировать доверием, качеством и стабильностью.
Разрешение собственника или арендодателя
Если квартира не Ваша собственная, а Вы сами её арендуете, я рекомендую иметь письменное разрешение собственника или арендодателя.
В этом нет ничего нового. Такое разрешение и раньше было правильным и разумным иметь, если квартира иногда передаётся третьим лицам на короткий срок. Просто из-за новых правил платформ, большей прозрачности и возможной регистрации этот пункт становится ещё важнее и заметнее.
Это не для того, чтобы кого-то напугать. Наоборот: короткое письменное согласие защищает всех и помогает избежать проблем в будущем.
Страховка: небольшие расходы, больше спокойствия
Я рекомендую проверить Privathaftpflichtversicherung и Hausratversicherung. У многих они уже есть. Важно уточнить, покрывается ли редкое размещение гостей или есть ограничения.
Мы также думаем над страховым решением через Stay4Fair, но это не быстрый процесс. Пока лучше каждому владельцу проверить свою ситуацию самостоятельно.
Вместимость квартиры: используем площадь разумнее
Раньше мы часто считали: одна комната — один человек. Сейчас это не всегда конкурентно. Гости ищут более выгодные варианты и готовы жить компактнее, если квартира чистая, удобная и хорошо подготовлена.
Если в квартире есть двуспальная кровать, раскладной диван и односпальная кровать, её можно рассматривать не только на 3 человека, а возможно на 4–5 человек. Но только если это реально удобно и есть достаточно белья, полотенец, места и сидячих мест.
Речь не о том, чтобы перегружать квартиры. Речь о том, чтобы разумно использовать то, что уже есть. Для гостя цена на человека становится ниже, а квартира получает больше шансов на бронирование.
Гибкий заезд и выезд — сильное преимущество
Многие гости приезжают в Ганновер утром. В гостиницах заселение часто только после 15:00. У человека чемоданы, он хочет принять душ, переодеться и ехать на выставку. Здесь частная квартира может быть намного удобнее.
Если возможно, я предлагаю сделать условия гибче: заезд с 09:00, если квартира свободна; заезд до 23:00 без доплаты; после 23:00 возможная доплата около 25 €; выезд до 18:00, если после этого нет новых гостей.
Конечно, это не всегда возможно. Если в тот же день новый заезд, нужно время на уборку. Но когда квартира свободна, такая гибкость — это реальное конкурентное преимущество.
Чистота, полотенца, бельё и оснащение
Чистота — критический пункт. Гость может принять простую мебель, старый дом или маленькую кухню. Но грязную ванную, волосы, пыль, запах, старое бельё или нехватку полотенец почти никто не прощает.
Рекомендация: минимум 2 больших и 2 маленьких полотенца на каждого гостя. В Германии часто нет работающих полотенцесушителей, поэтому одно полотенце на человека — мало.
Постельное бельё должно быть отдельным для гостей: светлым, однотонным, чистым, не личным и с небольшим запасом. Не стоит использовать своё личное бельё — это выглядит непрофессионально.
Если шкафы нельзя освободить, можно поставить напольные штанги и вешалки. Рекомендация: минимум одна штанга на комнату и примерно 5 вешалок на гостя.
Для техники лучше оставить короткие инструкции: Wi-Fi, отопление, стиральная машина, посудомойка, кофемашина. Капсулы для стирки и таблетки для посудомойки лучше положить на видном месте.
Маленькие бонусы, которые дают хорошие отзывы
Вода, чай, кофе, сахар и небольшой перекус стоят недорого, но очень хорошо влияют на впечатление. Многие гости приезжают поздно или в воскресенье, когда магазины закрыты.
Минимальный набор в холодильнике может стать большим плюсом: хлеб, масло, сыр, вода, фрукты или йогурт. Стоимость примерно 10–20 €, но эффект для уставшего гостя очень сильный.
Зонтики у входа — тоже простая, но полезная мелочь. В Германии дождь бывает часто. Даже недорогой зонт может улучшить впечатление.
Любая инициатива приветствуется: инструкция по квартире, рекомендации ресторанов, ближайший супермаркет, маршрут до Messe, правила мусора, аварийный контакт.
Скидка для постоянных гостей
Идея добровольная: если гость уже жил в Вашей квартире и хочет вернуться, можно дать ему скидку 5–10%.
Постоянный гость ценен: он знает квартиру, меньше задаёт вопросов, чаще бережнее относится к жилью и может бронировать снова. Иногда удержать хорошего клиента выгоднее, чем каждый раз дорого искать нового.
Синхронизация календарей и overbooking
Если квартира размещена также на Airbnb, Booking.com или других платформах, нужна iCal-синхронизация. У каждой квартиры будут ссылки импорта и экспорта календаря. Если бронь пришла на одной платформе, даты должны блокироваться на других.
Overbooking — одно из самых больших рисков. Если гость оплатил и приехал, а квартира занята, это удар по гостю, владельцу и Stay4Fair. Поэтому календарь должен быть актуальным, внешние брони синхронизированы, а подтверждённые даты нельзя перебивать ради более высокой цены.
Что Stay4Fair делает взамен
Мы строим Stay4Fair как специализированную платформу для выставочного и делового жилья в Ганновере. Наша аудитория — экспоненты, международные гости, фирмы, агентства, монтажные команды и постоянные бизнес-клиенты.
Мы не хотим быть просто доской объявлений. Мы хотим создать профессиональное региональное решение: проверенные квартиры, понятные условия, хорошая коммуникация, удобная оплата, ваучеры, счета, видимость и доверие.
Чем больше качественных квартир в базе и чем понятнее сотрудничество, тем сильнее мы сможем продвигать Stay4Fair перед компаниями, агентствами и гостями выставок. Цель — привлекать хороших клиентов, а не разрушать рынок ценой.
Stay4Fair.com: a new cooperation structure for trade fair apartments in Hannover
Many of you have known me since 2011 as Alexander, sometimes as “Alexander Messe”, or through BS Business Travelling. From May, I am building the new Stay4Fair.com project.
This page explains in detail why the old approach no longer always works, which two cooperation models will be available, how local accommodation tax and the new EU rules from 20 May 2026 affect us, why pricing has changed and which practical improvements can help us keep receiving bookings.
Why we need to update the approach
The market used to be simpler. During major trade fairs in Hannover, demand was often so high that guests accepted almost any available accommodation. Prices could rise sharply and apartments were still booked. Today the situation is different.
Many guests stay for fewer nights. Some meetings have moved online. Companies check travel budgets more carefully. Tickets, flights, restaurants, logistics and participation costs have increased. At the same time, competition from hotels, serviced apartments, Airbnb, Booking.com and commercial hosts has become stronger.
Guests now compare everything: price, photos, cleanliness, reviews, distance to the fairground, check-in flexibility, payment options and communication. They no longer book “anything” just because there is a trade fair in town.
Therefore, the goal is not simply to lower prices. The goal is to become more attractive: clearer processes, fair pricing, better prepared apartments, good communication and trust.
Two cooperation models
Stay4Fair will offer two models, so each owner can decide how much responsibility they want to take on.
Model A — operator / organisation model
This model is similar to how we have worked before. We handle most of the communication and organisation. For many private hosts this remains the easiest way.
- We handle inquiries and communicate with guests.
- We prepare offers, booking confirmations, invoices and vouchers.
- We organise payments, documents and confirmations.
- We coordinate arrival, key handover and guest questions.
- We calculate final prices considering commissions, payment fees, taxes, local accommodation tax and acquisition costs.
You tell us how much you want to receive per night, confirm or reject bookings and prepare the apartment properly.
Model B — platform model
This model is closer to Airbnb or Booking.com, but focused on trade fair and business guests.
- You set prices and availability yourself.
- You decide which guests to accept.
- You communicate with guests yourself.
- You manage the calendar and synchronise other platforms.
- You are responsible for taxes, registration, local accommodation tax and invoices where required.
Stay4Fair provides the platform, visibility, payment options and technical infrastructure. The commission is expected to be around 10–15% of the booking amount.
Local accommodation tax and new rules: what it means
Local accommodation tax is no longer theoretical. In Hannover it has applied since 2024. From 2026, the calculation was adjusted. In Hannover, the tax is based on the gross accommodation price per adult guest and night. Up to €25 per person per night is exempt; above that, the amount increases in steps, with a cap at very high rates.
In Laatzen, the calculation is different: the tax is 5% of the gross accommodation price. This means that the calculation depends on the exact address of the apartment.
From 20 May 2026, EU Regulation 2024/1028 applies to short-term rentals offered through online platforms. The main idea is more transparency, standardised data collection, exchange of information with authorities and possible registration numbers where implemented locally.
This does not mean an automatic ban on private hosting. But the market becomes more transparent, so we need proper data, a clear cooperation model, reliable calendars and a legally careful structure.
Pricing logic: why €200 for the owner is not €200 for the guest
A key point is the final price. If an owner says: “I want to receive €200 per night”, this does not mean the guest can be offered the apartment for €200.
Between the owner payout and the guest price there are several cost blocks: VAT, local accommodation tax, payment fees, advertising, sales channel commissions, customer acquisition, support, accounting, cancellation and dispute risk, documents, organisation and operational work.
Desired owner payout: €200 / night
+ operational margin, advertising, payment costs, risk, support and taxes
+ local accommodation tax depending on city and number of guests
= possible final guest price: approx. €320–380 / night
If the guest sees a price of €350 per night, they do not see our internal costs. They only see: “This apartment costs €350.” Therefore, quality must justify the price: cleanliness, photos, linen, towels, flexibility, communication, clear conditions and care.
We cannot constantly compete with providers who work unofficially, without taxes, responsibility or structure. But we can compete through trust, quality and stability.
Permission from the owner or landlord
If the apartment is not your own property and you rent it yourself, I strongly recommend having written permission from the owner or landlord.
This is not new. Such permission has always been sensible and correct when an apartment is occasionally made available to third parties for a short period. Due to new platform rules, more transparency and possible registration, this point is becoming more important and more visible.
The goal is not to scare anyone. On the contrary: a short written confirmation protects everyone and helps avoid future misunderstandings.
Insurance: small costs, more peace of mind
I recommend checking private liability insurance and household contents insurance. Many owners already have them. It is important to clarify whether occasional guest stays are covered or whether there are restrictions.
We are also considering insurance solutions through Stay4Fair, but this will take time. Until then, it makes sense for each owner to check their own situation.
Apartment capacity: using space more intelligently
In the past, we often calculated one room as one person. Today this is not always competitive. Guests are looking for better value and are willing to use an apartment more compactly if it is clean, comfortable and well prepared.
If an apartment has a double bed, a sofa bed and a single bed, it may be suitable not only for 3 people but perhaps for 4–5 people. This only works if it is genuinely comfortable and there are enough linens, towels, space and seating.
This is not about overcrowding apartments. It is about using existing possibilities sensibly. The guest’s price per person becomes lower and the apartment has a better chance of being booked.
Flexible arrival and departure as an advantage
Many guests arrive in Hannover in the morning. Hotels often allow check-in only after 15:00. The guest has luggage, wants to shower, change clothes and go to the fairground. This is where a private apartment can be much better.
If possible, I suggest offering more flexible conditions: arrival from 09:00 if the apartment is free; arrival until 23:00 without extra charge; after 23:00 a possible fee of around €25; departure until 18:00 if there is no same-day next guest.
Of course this is not always possible. If another guest arrives the same day, cleaning time is necessary. But when the apartment is free, this flexibility is a real competitive advantage.
Cleanliness, towels, linen and equipment
Cleanliness is critical. A guest may accept simple furniture, an older building or a small kitchen. But dirty bathrooms, hair, dust, smells, old linen or too few towels are almost never forgiven.
Recommendation: at least 2 large and 2 small towels per guest. In many German apartments towels dry slowly because towel radiators are missing or switched off. One towel per person is often not enough.
Bed linen should be separate for guests: light-coloured, plain, clean, not personal and with reserve sets. Using private linen looks unprofessional.
If wardrobes cannot be emptied, clothing racks and hangers are a good alternative. Recommendation: at least one rack per room and around five hangers per guest.
For appliances, short instructions help: Wi-Fi, heating, washing machine, dishwasher, coffee machine. Laundry capsules and dishwasher tablets should be placed visibly.
Small extras that improve reviews
Water, tea, coffee, sugar and a small snack do not cost much but have a strong effect. Many guests arrive late or on Sunday, when shops are closed.
A small starter pack in the fridge can be a major plus: bread, butter, cheese, water, fruit or yoghurt. Cost: around €10–20. Effect: very strong for a tired guest.
Umbrellas near the entrance are also a simple but useful extra. It rains often in Germany. Even an inexpensive umbrella can improve the guest experience.
Any positive initiative helps: apartment instructions, restaurant recommendations, nearest supermarket, route to Messe, waste rules and emergency contact.
Discount for returning guests
A voluntary idea: if a guest has already stayed in your apartment and wants to return, you could offer a 5–10% returning guest discount.
Returning guests are valuable: they know the apartment, ask fewer questions, are often more careful and may book again. Sometimes keeping a good guest is more profitable than acquiring a new one every time.
Calendar synchronisation and overbooking
If the apartment is also listed on Airbnb, Booking.com or other platforms, iCal synchronisation is necessary. Each apartment will have import and export calendar links. If a booking comes through one platform, the dates should be blocked on the others.
Overbooking is one of the biggest risks. If a guest has paid and arrives, but the apartment is occupied, this damages the guest, the owner and Stay4Fair. Therefore calendars must be up to date, external bookings must be synchronised, and confirmed dates should not be replaced later by higher-paying bookings.
What Stay4Fair builds in return
We are building Stay4Fair as a specialised platform for trade fair and business accommodation in Hannover. Our target audience is exhibitors, international guests, companies, agencies, installation teams and returning business clients.
We do not want to be just another listing page. We want to create a professional regional solution: verified apartments, clear conditions, good communication, convenient payment, vouchers, invoices, visibility and trust.
The more quality apartments we have and the clearer the cooperation, the stronger we can position Stay4Fair towards companies, agencies and trade fair guests. The goal is to attract good clients, not destroy the market through price dumping.
