Last updated: April 2026
🏡 Guest Policies
Last updated: April 2026
1. General Information
These Guest Policies govern the practical and operational conditions for stays requested or booked via Stay4Fair.
They supplement the General Terms and Conditions for Guests. In the event of any inconsistency, the individual booking conditions and the confirmed rate conditions shall prevail.
2. Booking Request and Confirmation
A booking request does not yet constitute a binding booking confirmation.
Bookings become binding only once Stay4Fair has expressly confirmed the request in text form, for example by email.
Depending on the property and booking situation, availability may need to be rechecked or confirmed by the respective owner or landlord.
3. Payment Details and Pre-Authorization
To secure a booking request, valid payment details may be required.
Before final confirmation, Stay4Fair or the payment provider used may carry out a temporary payment authorization (pre-authorization).
A final charge is generally made only after the booking has been confirmed and in accordance with the agreed rate conditions.
4. Prices and Included Services
All prices shown on the website are final gross prices unless expressly stated otherwise.
Prices may in particular include:
- accommodation charges
- mandatory ancillary costs
- cleaning fees
- where applicable, local charges or taxes
The decisive price components are those displayed during the specific booking process and in the booking confirmation.
5. Check-in and Check-out
Unless otherwise agreed, the following standard times apply:
- check-in: usually from 15:00
- check-out: usually until 11:00
Different times may apply depending on the accommodation and will be communicated in the booking or before arrival.
Late check-in is possible only by prior arrangement and may be subject to additional charges.
6. Use of the Accommodation
The accommodation may only be used by the number of guests stated in the booking.
The following are in particular not permitted:
- subletting
- transfer of the accommodation to third parties
- undeclared additional guests
- parties, events, or excessive noise
- smoking unless expressly permitted
Guests must treat the accommodation and its inventory with due care and comply with the applicable house rules.
7. House Rules and Consideration
Guests are required to observe the house rules of the respective accommodation.
This applies in particular to:
- quiet hours
- waste disposal and separation
- handling of keys
- use of common areas
- safety rules within the building
In the event of violations of house rules, access to the accommodation may be restricted or terminated where necessary and proportionate in the individual case.
8. Damage, Lost Keys, and Special Cleaning
Guests are liable under the applicable law for damage culpably caused by themselves, their fellow travelers, or their visitors.
This applies in particular to:
- damage to the accommodation or inventory
- loss of keys
- improper use
- extraordinary soiling
- violations of house rules
Costs for necessary special cleaning, replacement purchases, key replacement, lock system replacement, or comparable expenses may be charged to the guest where such costs are verifiable and reasonable.
9. Security Deposit
For certain accommodations, a security deposit may be required.
Whether a deposit is required, the amount, and the refund conditions will be communicated during the booking process or before arrival.
10. Registration Form and Legal Obligations
Where legally required, in particular pursuant to Section 29 of the German Federal Registration Act (BMeldG), guests are required to complete a registration form fully and truthfully.
Failure to comply with legal obligations of cooperation may result in refusal of accommodation.
11. Communication
Communication before, during, or after the stay may take place by email, phone, or messaging services such as WhatsApp.
Use of messaging services is voluntary. By choosing such services, the guest acknowledges that data may be processed by the respective provider.
12. Complaints and Notice of Defects
Any complaints, defects, or issues concerning the accommodation must be reported without undue delay, preferably at check-in or within 24 hours after arrival.
Only then can a timely review and, where appropriate, remedy be provided.
Late reports may limit the ability to provide remedies or consider possible claims.
13. Exceptional Situations and Replacement Accommodation
Stay4Fair works with privately managed apartments and strives to provide safe, clean, and reliable accommodation.
In rare exceptional cases, situations may occur that are beyond the control of the guest, the owner/landlord, or Stay4Fair, including in particular:
- technical defects
- utility outages
- last-minute unavailability
- damage to the accommodation
- key issues
- emergencies affecting the owner or landlord
- unintended double bookings
In such cases, Stay4Fair will make reasonable efforts to respond quickly and transparently, inform the guest without undue delay, and, where possible, offer equivalent or better replacement accommodation.
If no adequate alternative is available, especially during major trade fairs or periods of very limited availability, a refund, price adjustment, or another reasonable solution may be offered.
14. Applicable Law
These Guest Policies shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany.
Stand: April 2026
🏡 Guest Policies
Stand: April 2026
1. Allgemeine Hinweise
Diese Guest Policies regeln die praktischen und organisatorischen Bedingungen für Aufenthalte, die über Stay4Fair angefragt oder gebucht werden.
Sie ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Gäste. Im Fall von Widersprüchen gehen die individuellen Buchungsbedingungen sowie die bestätigten Tarifbedingungen vor.
2. Buchungsanfrage und Bestätigung
Eine Buchungsanfrage stellt noch keine verbindliche Buchungsbestätigung dar.
Buchungen werden grundsätzlich erst verbindlich, wenn Stay4Fair die Anfrage ausdrücklich in Textform bestätigt, beispielsweise per E-Mail.
Je nach Objekt und Buchungssituation kann die Verfügbarkeit nochmals geprüft oder durch den Eigentümer bzw. Vermieter bestätigt werden müssen.
3. Zahlungsdaten und Pre-Authorization
Zur Absicherung einer Buchungsanfrage kann die Angabe gültiger Zahlungsdaten erforderlich sein.
Stay4Fair oder der eingesetzte Zahlungsdienstleister kann vor einer endgültigen Bestätigung eine vorübergehende Zahlungsautorisierung (Pre-Authorization) durchführen.
Eine endgültige Belastung erfolgt grundsätzlich erst nach bestätigter Buchung und gemäß den jeweils vereinbarten Tarifbedingungen.
4. Preise und enthaltene Leistungen
Alle auf der Website angegebenen Preise sind Endpreise, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Die Preise können insbesondere enthalten:
- Übernachtungskosten
- verpflichtende Nebenkosten
- Reinigungsgebühren
- gegebenenfalls lokale Abgaben oder Steuern
Maßgeblich sind die im konkreten Buchungsprozess und in der Buchungsbestätigung ausgewiesenen Preisbestandteile.
5. Check-in und Check-out
Soweit nicht anders vereinbart, gelten folgende Richtzeiten:
- Check-in: in der Regel ab 15:00 Uhr
- Check-out: in der Regel bis 11:00 Uhr
Abweichende Zeiten können je nach Unterkunft gelten und werden in der Buchung oder vor Anreise mitgeteilt.
Ein später Check-in ist nur nach vorheriger Absprache möglich und kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
6. Nutzung der Unterkunft
Die Unterkunft darf ausschließlich von der in der Buchung angegebenen Anzahl von Gästen genutzt werden.
Nicht gestattet sind insbesondere:
- Untervermietung
- Weitergabe der Unterkunft an Dritte
- nicht angemeldete zusätzliche Gäste
- Partys, Veranstaltungen oder übermäßiger Lärm
- Rauchen, soweit dies nicht ausdrücklich erlaubt ist
Gäste haben die Unterkunft sowie das Inventar pfleglich zu behandeln und die jeweils geltenden Hausregeln einzuhalten.
7. Hausregeln und Rücksichtnahme
Gäste sind verpflichtet, die Hausordnung der jeweiligen Unterkunft zu beachten.
Dies gilt insbesondere für:
- Ruhezeiten
- Mülltrennung
- Umgang mit Schlüsseln
- Nutzung von Gemeinschaftsflächen
- Sicherheitsvorgaben im Gebäude
Bei Verstößen gegen die Hausordnung kann der Zugang zur Unterkunft eingeschränkt oder beendet werden, sofern dies im Einzelfall erforderlich und verhältnismäßig ist.
8. Schäden, Schlüsselverlust und Sonderreinigung
Der Gast haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die er, Mitreisende oder Besucher schuldhaft verursachen.
Dies gilt insbesondere für:
- Beschädigungen an Unterkunft oder Inventar
- Schlüsselverlust
- unsachgemäße Nutzung
- außergewöhnliche Verschmutzungen
- Verstöße gegen Hausregeln
Kosten für erforderliche Sonderreinigung, Ersatzbeschaffung, Schlüssel- oder Schließanlagentausch sowie vergleichbare Aufwendungen können dem Gast in Rechnung gestellt werden, soweit diese nachweisbar und angemessen sind.
9. Kaution
Für bestimmte Unterkünfte kann eine Kaution verlangt werden.
Ob eine Kaution zu leisten ist, deren Höhe sowie die Bedingungen der Rückzahlung werden dem Gast im Buchungsprozess oder vor Anreise mitgeteilt.
10. Meldeschein und gesetzliche Pflichten
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere nach § 29 Bundesmeldegesetz (BMeldG), sind Gäste verpflichtet, einen Meldeschein vollständig und wahrheitsgemäß auszufüllen.
Die Nichtbeachtung gesetzlicher Mitwirkungspflichten kann zur Verweigerung der Beherbergung führen.
11. Kommunikation
Die Kommunikation vor, während oder nach dem Aufenthalt kann per E-Mail, Telefon oder über Messenger-Dienste wie WhatsApp erfolgen.
Die Nutzung von Messenger-Diensten erfolgt freiwillig. Bei Auswahl solcher Dienste erkennt der Gast an, dass eine Datenverarbeitung durch den jeweiligen Anbieter erfolgen kann.
12. Beschwerden und Mängelanzeige
Beanstandungen, Mängel oder Probleme mit der Unterkunft sind unverzüglich mitzuteilen, möglichst bereits bei Check-in oder innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft.
Nur so kann eine zeitnahe Prüfung und gegebenenfalls Abhilfe erfolgen.
Spätere Meldungen können die Möglichkeiten einer Abhilfe oder etwaiger Ansprüche einschränken.
13. Ausnahmesituationen und Ersatzunterkunft
Stay4Fair arbeitet mit privat verwalteten Apartments und bemüht sich um sichere, saubere und zuverlässige Unterkünfte.
In seltenen Ausnahmefällen können Situationen eintreten, die außerhalb des Einflussbereichs des Gastes, des Eigentümers bzw. Vermieters oder von Stay4Fair liegen, insbesondere:
- technische Defekte
- Ausfall von Versorgungseinrichtungen
- kurzfristige Unverfügbarkeit
- Schäden an der Unterkunft
- Schlüsselprobleme
- Notfälle beim Eigentümer bzw. Vermieter
- unbeabsichtigte Doppelbuchungen
In solchen Fällen bemüht sich Stay4Fair, schnell und transparent zu reagieren, den Gast unverzüglich zu informieren und – soweit möglich – eine gleichwertige oder bessere Ersatzunterkunft anzubieten.
Falls keine angemessene Alternative verfügbar ist, insbesondere während großer Messen oder bei sehr knapper Verfügbarkeit, kann eine Rückerstattung, Preisanpassung oder eine andere angemessene Lösung angeboten werden.
14. Anwendbares Recht
Für diese Guest Policies gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
